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Moderator kontra Eitelkeiten im IT-Projekt
Thorsten Nüßgen

„Wo Menschen sind, wird gemenscht“ und die Sachebene gerät dabei schnell ins Abseits. Fatal für IT-Projekte, die dem Sturm der Eitelkeiten nichts entgegenzusetzen haben und schnell kläglich scheitern. Schon bevor die Team-Mitglieder zu strategischen Gegnern mutiert sind, kann der Projekt-Moderator nicht nur das Schlimmste verhindern, sondern erheblich zur Effizienzsteigerung beitragen.

Thorsten Nüßgen: „Projekt-Moderator Thorsten Nüßgen: „Mit einem Coach, der als Moderator an allen Statusmeetings teilnimmt, können viele mögliche Projekt-Gefährdungen frühzeitig erkannt und vermieden werden.“

Projektziele im IT-Sicherheits- oder Netzwerkbereich werden heutzutage durch die Erfordernisse des täglichen Geschäftes definiert. Die Wandlung eines Geschäftsprozesses zu einer potenziellen Gefahrensituation beginnt schleichend und wird durch die internen Mitarbeiter oft zuerst wahrgenommen. Unscharfe Zielformulierungen schon zu Beginn der Projektdefinition sind charakteristisch. Seien wir ehrlich, wer hat Interesse, Projektziele präzise festzulegen? Doch wohl nur der, der den Erfolgsnachweis erbringen muss, nämlich der Projektleiter!

Zu den schwammigen Zielvorstellungen gesellen sich gerne langgehegte kleine Umsetzungswünsche sowie persönliche Ziele Einzelner, die ihrer Profilierung dienen. Ist die Projektdefinition erst erstellt und das Projekt inkl. Budget bewilligt, springen sogleich die möglichen Ursachen hervor, die es in Teilbereichen oder auch als Ganzes leicht scheitern lassen können.

Wo lauern spezifische Gefahren?
IT-Sicherheit, die dem Mitarbeiter die Arbeitsfähigkeit nimmt und E-Mails, die ihre Adressaten niemals erreichen werden, sind die Keimzelle des Übels. Mitarbeiter mit Leitungsfunktion, die auf Sonderrechte pochen und diese einfordern gemäß dem althergebrachten „Ehre wem Ehre gebührt“, aber dabei das vorhergehende Erbringen einer guten Tat nicht mehr als zwingend betrachten. – Ziemlich fortgeschritten eben! Da war beispielsweise das Smartphone, das dem Mitglied der Geschäftsführung besonders gut gefiel. Es gab weder eine Strategie für die Datensicherung noch für den Fall des Verlustes oder Diebstahls. Was passiert mit den sensiblen E-Mails, SMS oder Kontaktdaten, die so für Dritte abrufbar geworden sind? Eine Frage, die bis zum Eintreten des Falls der Fälle gerne unbeantwortet gelassen wird.

Welche Gefahren kommen unter Umständen hinzu?
Prozessänderungen, die für die Mitarbeiter unverständlich sind, fehlende Sensibilisierung der Mitarbeiter für potenzielle Angriffe aus unbekannten Richtungen, gelebtes Beugen und Zurechtrücken fester Regeln, beliebt z. B. die Passwort-Weitergabe an Kollegen im Urlaubsfall.

Moment! Man darf dabei nicht die vier bekannten Probleme außer Acht lassen: Kosten, Termine, Zieldefinition und Zusammenarbeit.

Der Projektleiter steckt oftmals in einem Dilemma: So soll er Ziele verfolgen, Abweichungen verhindern, Kosten einsparen und die Effizienz steigern.

Die Lösung
Viele der bekannten Probleme könnten jedoch bereits frühzeitig entlarvt und gelöst werden, wenn die Bereitschaft vorhanden wäre, fremde Hilfe in das Projekt einzubinden. Mit einem Coach, der als Moderator an allen Statusmeetings teilnimmt, können viele mögliche Projekt-Gefährdungen frühzeitig erkannt und vermieden werden. Interne politische Reibereien und Störungen in der Zusammenarbeit der Mitarbeiter und dadurch bedingter Effizienzverlust könnten durch das Team „Projektleiter und Moderator“ frühzeitig erkannt werden. Ziel des Moderators ist dabei, den Projektleiter zu entlasten und durch Empathie interne Tendenzen, Stimmungslagen oder Neurosen frühzeitig zu entdecken.

Der Moderator fungiert auch als eine Art Frühwarnsystem für Projektkrisen. Er sammelt Gerüchte und klinkt sich in den Flurfunk ein. Er ist vor Ort in den Abteilungen, spricht mit den Mitarbeitern und holt deren Feedback ein. Er unterstützt den Teamleiter beim Aufbau einer Lern- und Feedbackkultur. Netter Nebeneffekt: Die Teammitglieder werden nach und nach „unternehmerischer“ denken und handeln und z. B. ihre Lösungsvorschläge stärker auf aktuelle Probleme beziehen, sie werden Abweichungen eher kreativ auffangen und sich mit dem Projekt insgesamt stärker identifizieren. Team-Sitzungen verkommen nicht mehr zu lächerlichen Ego-Inszenierungen, denn die Teilnehmer sind von sich aus an konstruktiven Lösungsansätzen interessiert.

Als Sparringspartner hilft der Moderator dem Projektleiter, Lösungen zu finden, um festgefahrene Positionen neu verhandeln zu können, ohne dabei unvermeidlichen Sachzwängen zu erliegen. Diese klärenden Verhandlungen sollten am besten in einem wöchentlichen Turnus erfolgen. Im Rahmen einer guten Projektkultur wird es somit auch möglich, Zieldefinitionen zu aktualisieren und diese geänderten Anforderungen anzupassen. Durch moderierte Gespräche, insbesondere den Verzicht auf Schuldzuweisungen, können Schieflagen erkannt und neu koordiniert werden. Entsprechend dem britischen Verhandlungskonzept gilt dabei: Hart in der Sache – fair zur Person.


Über den Autor

Thorsten Nüßgen ist als freier Mitarbeiter im Netzwerk- und IT-Security- Umfeld seit 1992 tätig. Er unterstützt dabei nationale wie auch internationale mittelständische Unternehmen aus den verschiedensten Branchen im Rahmen der Projektleitung, Migration, Schwachstellenanalyse, im technischen Support und in der Anwenderbetreuung SAP CRM, SAP SD u. SAP MM.

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