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Zentral gesteuertes Reporting mit Crystal Reports
Lars Eggert

Die Fülle an unternehmensrelevanten Daten und Informationen hat enorm zugenommen. Daher ist es für Firmen heutzutage immer wichtiger, über ein verlässliches Berichtswesen zu verfügen, das in der Lage ist, benötigte Daten für verschiedenste Anlässe schnell und vollständig zur Verfügung zu stellen.

Datenbank- und Reportingexperte Lars Eggert: „Nur mit Berichten, die den zuvor festgelegten Richtlinien entsprechen, lassen sich die Vorteile eines zentralisierten Reportingsystems ausspielen.“


Nutzen eines einheitlichen, zentralen Reportings
Reporting ist heutzutage ein unverzichtbares Instrument sowohl in den operativen wie auch in den funktionalen Unternehmensbereichen. Dabei werden vielfach verschiedenste Programm für die Erstellung der Reports genutzt, angefangen bei den mitgelieferten Reportingmöglichkeiten der jeweiligen Abteilungssoftware, z. B. Rechnungswesen oder Warenwirtschaft, bis hin zu Excel- und Word-Dateien. Ein derart verteiltes Reporting hat zwei große Nachteile: Zum einen sind die definierten Businessregeln an verschiedenen Stellen verstreut und somit schwer zu warten, zum anderen ist es schwierig, einheitliche CI-Regeln durchzusetzen. Daher ist es sinnvoll, das Reporting zu zentralisieren und zu vereinheitlichen.

Anforderungen an das Reportingtool
Die Daten für das Reporting stammen aus vielen unterschiedlichen Quellen, wie z. B. Datenbanken, Web-Seiten, Excel-Sheets oder auch Text-Dateien. Nicht immer haben die Unternehmen die Möglichkeit, alle Daten in einem zentralen Datenbanksystem zu speichern. Daher muss ein Reporting- Tool auf verschiedenste Datenquellen zugreifen können. Diese Daten müssen auf verschiedenste Arte und Weise dargestellt werden können, z. B. tabellarisch oder in Diagrammen. Auch bei der Ausgabe ist eine möglichst große Flexibilität erforderlich, um neben dem Ausdruck auf Papier auch die Möglichkeit zu haben, verschiedene Dateiformate zu exportieren. Ein mögliches Programm für diese Zielsetzung ist Crystal Reports 2008 von SAP. Es bietet alle zuvor genannten Möglichkeiten, um Reports professionell zu gestalten. Die zahlreichen Schnittstellen und umfangreichen Darstellungsmöglichkeiten erlauben es, unternehmensweite Standards für das Berichtswesen zu etablieren und geltende Business-Regel an zentraler Stelle zu bündeln.

Anforderungen an das Reportdesign
Die Reports sollten so standardisiert werden, dass bestimmte Wartungsaufgaben und Änderungen nur an einer Stelle erfolgen können. Daher ist der Anspruch an einem guten technischen Report-Design sehr hoch, um diese flexibel und wartbar zu halten. Technisches Design bedeutet in diesem Zusammenhang insbesondere: fest definierte Zugriffsarten, einheitliche Schnittstellendefinitionen sowie definierte Änderungsmöglichkeiten des Layout über festgelegte Schnittstellen. Nur mit Berichten, die den zuvor festgelegten Richtlinien entsprechen, lassen sich die Vorteile eines zentralisierten Reportingsystems ausspielen.

Steuerung des Reportings
Crystal Reports 2008 dient im Wesentlichen der Gestaltung von Berichten. So erlaubt die Reportsteuerung, Berichte in verschiedenen Formaten auszugegeben bzw. zu erzeugen. Dafür wird in der Regel eine Steuerungssoftware entwickelt, die entsprechend der Anforderungen einzelne Berichte erzeugt und weiterverarbeitet. Derartige Programme werden in verschiedenen Entwicklungsumgebungen wie z. B .Net oder Eclipse geschrieben. Crystal Reports 2008 bietet eine vollständige Integration in verschiedene Entwicklungsumgebungen, so dass es möglich ist, nahezu den vollen Funktionsumfang des Programms in die Steuerungssoftware zu integrieren.

Die Erstellung einer zentralen Steuerungssoftware unter Einbindung von Crystal Reports ermöglicht es, gutes Design der Reports vorausgesetzt, verschiedene Wartungsaufgaben schnell und kosteneffizient durchzuführen. Praxisrelevante Beispiele sind Änderungen der Datenquellen, das Einfügen neuer Logos oder Änderung in den standardisierten Fußzeilen. Des Weiteren befinden sich alle relevanten Businessregeln für das Reporting zentral an einer Stelle. Auch dies führt zu einem enormen Gewinn an Übersichtlichkeit und Wartbarkeit.

Die Idealsituation
Es existiert ein zentrales Datenbanksystem, in dem alle relevanten Unternehmensdaten abgelegt werden. Dies kann das Produktivsystem, aber auch ein für diese Zwecke gestaltetes Data-Warehouse sein. Die Steuerungssoftware verwaltet den Zugriff auf das Datenbanksystem und stellt somit das Bindeglied zwischen dem Anwender, dem Report und dem Datenbanksystem dar. Auf diese Weise bleibt das System wartbar, da die Schnittstellen zwischen Report und Daten überschaubar sind und der Nutzer mit Hilfe der Steuerungssoftware Herr über die Report-Erstellung und –verwaltung bleibt.

Über den Autor

Lars Eggert ist seit 2003 freiberuflicher Wirtschaftsinformatiker und hat sich auf den Bereich Microsoft-Datenbanken und Crystal Reports spezialisiert. Insbesondere die Konzeption und Gestaltung von Datenbanksystemen sowie das Zusammenspiel von Datenbanken und Reports gehört zu seinen Spezialgebieten. Des Weiteren ist er im BI-Bereich (SSAS, SSRS, SSIS) tätig.

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